La presente informativa, resa ai sensi dell’art. 13 del Regolamento UE 2016/679 (il “Regolamento”), è riferita alle politiche di privacy adottate da ZNR notai (di seguito anche “ZNR”) nell’ambito della gestione della piattaforma di condivisione documentale (la “Piattaforma”) ed è destinata agli utenti registrati alla Piattaforma (“Utenti”). I dati personali presenti negli atti resi disponibili tramite la Piattaforma sono trattati in esecuzione dell’incarico conferito dagli interessati nei modi e per le finalità descritte nell’informativa generale disponibile sul sito znr.it.
- Titolare del trattamento
Il titolare del trattamento è ZNR Notai (il “Titolare”), con sede legale in Milano, Via Pietro Metastasio, 5, 20123.
- Dati personali
I dati degli Utenti trattati nell’ambito dei servizi offerti tramite la Piattaforma sono:
- i dati personali necessari per la creazione di un account sulla Piattaforma (nome e cognome, indirizzo e-mail, azienda/studio professionale di appartenenza);
- i dati di autenticazione dell’Utente (credenziali di accesso); e
- i dati relativi all’utilizzo della Piattaforma da parte degli Utenti (log di accesso, download di file).
Non vengono raccolti dati che non siano pertinenti e strettamente necessari per il perseguimento delle finalità indicate di seguito e dati che appartengano alle categorie particolari di dati di cui all’art. 9(1) del Regolamento.
- Finalità del trattamento
I dati personali di cui al precedete punto 2 potrebbero essere trattati per le seguenti finalità:
- autorizzare l’accesso alla Piattaforma (creazione di un account);
- garantire il corretto funzionamento della Piattaforma;
- comunicare aggiornamenti sullo stato della pratica;
- condividere e trasmettere la documentazione relativa ad un’operazione;
- fornire all’Utente un archivio storico della documentazione;
- garantire la sicurezza dei dati presenti sulla Piattaforma;
- inviare comunicazioni riguardanti le attività di ZNR.
- Base legale del trattamento
La base giuridica che legittima il trattamento dei dati personali:
- per le finalità di cui alle lettere da a) a e) del punto 3 che precede, è l’art. 6(1)(b) del Regolamento (“…il trattamento necessario all’esecuzione del contratto del quale l’interessato è parte”) in quanto il trattamento dei dati dell’Utente è necessario per rendere fruibile la Piattaforma all’Utente in esecuzione dei Termini d’Uso della Piattaforma accettati al momento della registrazione;
- per la finalità descritta alla lettera f) del punto 3 che precede, è l’art. 6(1)(c) del Regolamento (“… il trattamento è necessario per adempiere un obbligo legale al quale è soggetto il Titolare”) in quanto il trattamento è necessario a garantire il corretto utilizzo della Piattaforma e la sicurezza dei dati in attuazione della previsione di cui all’art. 32 del Regolamento;
- per la finalità descritta alla lettera g) del punto 3 che precede, è l’art. 130, comma 4, del D.lgs. 196/2003 che prevede che il titolare possa utilizzare l’indirizzo di posta elettronica per l’invio di comunicazioni relative a servizi analoghi a quelli offerti all’interessato, salvo che l’Utente non rifiuti tale uso.
- Destinatari
I dati relativi alla creazione e all’utilizzo dell’account da parte degli Utenti sono condivisi con i soggetti delegati dal Titolare a svolgere le attività legate alla manutenzione, sicurezza e fruibilità della Piattaforma e in generale con i fornitori di servizi di cui si serve il Titolare per realizzare le finalità di cui al punto 3 (es. sistemi di comunicazione elettronica, elaboratori di dati). Tali soggetti, debitamente nominati Responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 del Regolamento, si obbligano contrattualmente al rispetto della normativa privacy e delle istruzioni impartite dal Titolare. I dati contenuti nella documentazione resa disponibile attraverso la Piattaforma sono condivisi, secondo quanto previsto ai Termini d’uso relativi alla piattaforma di condivisione documentale, con gli Utenti autorizzati ad accedere alla documentazione relativa ad una specifica operazione.
I dati potranno inoltre essere comunicati a soggetti, enti od autorità a cui sia obbligatorio comunicare i dati personali in forza di disposizioni di legge o di ordini delle autorità.
- Periodo di conservazione
Per la realizzazione della finalità di cui alla lettera e) del punto 3 (e conseguentemente per le finalità di cui alle lettere a), c) e d) del punto 3 che precede), i dati verranno conservati per un periodo di 10 anni dalla conclusione dell’ultima operazione cui ha accesso l’Utente. Con specifico riferimento alla finalità di cui al precedente punto 3 lettera (b), i dati sono conservati per 12 ore dalla conclusione della sessione da parte dell’utente; con riferimento alla finalità di cui all’art. 3 lettera (f) i dati (inclusi dati statistici di download dell’utente) sono conservati per un periodo di sei mesi dalla registrazione. I dati trattati per le finalità di cui al precedente punto 3 lettera (g) saranno conservati fintanto che l’Utente non abbia richiesto di cessare detto trattamento.
- Diritti dell’interessato
L’Utente ha il diritto di ottenere la conferma dell’esistenza di un trattamento avente ad oggetto i propri dati, di richiedere l’accesso ai propri dati, di conoscere quali dati sono stati raccolti, di chiedere la rettifica o la cancellazione degli stessi nei casi previsti dall’art. 17 del Regolamento, la trasformazione in forma anonima o la sospensione o la limitazione del trattamento dei dati che lo riguardano, nonché di ottenere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico, i propri dati, nei casi previsti dall’art. 20 del Regolamento. L’Utente, ha il diritto di opporsi al trattamento per la finalità descritta al punto 3 lett. g) che precede in ogni momento, senza alcuna formalità, inviando un email all’indirizzo privacy@znr.it.
In ogni caso l’Utente ha il diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali ai sensi dell’art. 77 del Regolamento qualora ritenga che il trattamento dei propri dati sia contrario alla normativa privacy in vigore.
- Contatti
Il Titolare del trattamento può essere contattato in qualsiasi momento all’indirizzo sopra indicato o all’indirizzo di posta elettronica privacy@znr.it ai fini dell’esercizio dei diritti di cui al punto 8 o per qualsiasi quesito in merito ai trattamenti dei dati personali degli Utenti qui descritti.