INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
(Regolamento UE n. 679/2016)
Finalità, durata, basi giuridiche e necessità del trattamento – La raccolta e la conservazione dei dati
Per svolgere gli incarichi ricevuti, ciascun Notaio utilizza i dati forniti da Lei, da professionisti da Lei incaricati o autonomamente reperiti presso pubblici registri o soggetti terzi. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali, trattate sia in modo elettronico che analogico, raccolte nella misura strettamente necessaria alla funzione notarile, all’incarico ricevuto o ai connessi e conseguenti adempimenti contabili, fiscali e assicurativi previsti dalla legge. Tali informazioni saranno conservate presso lo Studio per il periodo stabilito delle rispettive normative di settore. I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta, per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni richieste, e restano associati a tali attività nei nostri archivi, sia cartacei che informatici. La base giuridica dei trattamenti è costituita dalla normativa applicabile, dall’esecuzione dell’incarico o dal consenso, nei casi qui espressamente previsti.
Ciascun Notaio, per garantire l’efficace gestione dell’incarico ricevuto, per permettere l’aggiornamento contestuale dello stato della pratica e rendere disponibile un archivio storico dell’operazione, potrà condividere, attraverso la piattaforma di condivisione documentale dello Studio, gli atti, gli estratti, i certificati e i dati personali ivi contenuti con le parti contrattuali, i loro rappresentanti e i professionisti da loro incaricati. Tali informazioni saranno conservate per un periodo di dieci anni dalla conclusione dell’operazione, salvo diversamente stabilito dalla normativa applicabile.
Per taluni dei nostri servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, a tal fine incaricati come “responsabili del trattamento”, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. È doveroso precisare che senza tali informazioni lo Studio non potrà svolgere l’incarico affidatogli.
Titolare del trattamento
I titolari del trattamento sono i Notai associati, ciascuno di essi per le pratiche al medesimo affidate, tutti domiciliati presso lo studio notarile in Milano, Via Metastasio, n. 5.
La comunicazione dei dati
I dati raccolti non saranno diffusi e non saranno oggetto di comunicazione, senza Suo esplicito consenso, salvo per le comunicazioni necessarie per lo svolgimento dell’incarico o per obbligo di legge. I dati trasmessi andranno per lo più ad aggiornare quegli stessi registri pubblici dai quali è stata tratta la maggior parte dei dati in oggetto. Le trasmissioni avvengono in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati. Ciascun Notaio, nella sua qualità di titolare del trattamento, si riserva la facoltà di trasferire parte dei dati raccolti in servizi di stoccaggio icloud, anche se i relativi server fossero collocati presso un “paese terzo”, previa verifica della compliance del provider del servizio con gli standard richiesti dalla normativa europea. I dati personali verranno inoltre raccolti e trattati, anche in forma strutturata, per gli adempimenti della normativa antiriciclaggio ed antiterrorismo (D.Lgs. 109/2007 e 231/2007, norme di attuazione, integrazioni e modifiche) e le successive elaborazioni da parte dei soggetti pubblici competenti. I dati resi disponibili attraverso la piattaforma di condivisione documentale dello Studio, potrebbero essere accessibili anche a soggetti collocati in un “paese terzo”, in esecuzione dell’incarico conferito a Notai, ai sensi dell’art. 49, para. 1, lett. (b) del Reg. UE n. 2016/679.
Esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione
Lo Studio non adotta alcun processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all’art. 22, paragrafi 2 e 4 del Reg. UE n. 2016/679.
Diritto alla cancellazione (c.d. diritto all’oblio)
L’atto notarile, come ogni altro analogo documento pubblico destinato a pubblici archivi, deve essere conservato inalterato nel tempo nel suo tenore originario, pertanto i dati personali conferiti per l’incarico professionale non potranno essere cancellati ove siano stati riportati in registri o atti tenuti secondo la Legge Notarile (L. 89/1913 e s.m.i.), in quanto acquisiti: (i) per l’adempimento di un obbligo legale che richieda il trattamento; (ii) nell’esercizio di pubblici poteri di cui è investito il titolare del trattamento; (iii) ai fini di archiviazione nel pubblico interesse; (iv) per l’accertamento, l’esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria. Per lo stesso motivo ogni successiva modifica dei dati ivi contenuti non dovrà e non potrà comportare modifica dell’atto, ma sarà documentata con le modalità sue proprie.
Diritti dell’interessato
In ogni momento Lei potrà esercitare, ai sensi degli artt.15-22 del Reg. UE n. 2016/679, il diritto di: ottenere dal titolare del trattamento la conferma che sia o meno in corso un trattamento di dati personali che la riguardano; chiedere al titolare del trattamento l’accesso ai dati personali; ottenere le informazioni relative alle finalità del trattamento, alle categorie di dati personali, ai destinatari o alle categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, al periodo di conservazione dei dati; ottenere la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati; revocare il consenso al trattamento dei dati, proporre un reclamo a un’autorità di controllo; ottenere la portabilità dei dati, ossia riceverli in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico e trasmetterli a un altro titolare del trattamento senza impedimenti.
La informiamo che può esercitare i Suoi diritti con richiesta scritta inviata allo Studio notarile alla casella di posta elettronica privacy@znr.it.